Quando os clientes não fornecem as documentações necessárias, a contabilidade é feita apenas com informações que o contador tem acesso.

Sendo assim, para que o contador se assegure que o cliente concorda com todos os controles internos realizados e com toda a escrituração e demonstrações contábeis, é emitida a cada encerramento do exercício a Carta de Responsabilidade da Administração, aprovada na mudança da ITG 1000 – Modelo Contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, que entrou em vigor aplicando-se aos exercícios iniciados a partir de 1º janeiro de 2012.

O que é Carta de Responsabilidade da Administração na Contabilidade?

A Carta de Responsabilidade da Administração é um documento contábil com objetivo de estabelecer a obrigatoriedade, formalmente, que assegure a responsabilidade da administração das microempresas e das empresas de pequeno porte e a manutenção dos controles internos, bem como forneça as informações e documentações necessárias para os contadores poderem realizar a escrituração contábil e elaboração das demonstrações contábeis anuais.

Conforme o Art.2º da Resolução 987/03 do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) no § 1º a carta de responsabilidade da administração deve ser obtida pelo profissional da contabilidade anualmente para o encerramento de cada exercício contábil, e no segundo, as assinaturas das demonstrações contábeis estão vinculadas à entrega da carta de responsabilidade da administração.

É obrigatório o fornecimento desse documento?

A Resolução do CFC n.º 987/03 no Art.2º formaliza a obrigatoriedade do fornecimento da carta de responsabilidade da administração.

Caso a administração da empresa se recuse entregar a carta de responsabilidade, o contador deve comunicar o CRC de seu domicílio profissional, conforme a Resolução do CFC 987/03 do Art. 2º, § 3º, que relata que “O profissional deverá comunicar ao CRC de seu domicílio profissional a recusa da entrega da Carta de Responsabilidade da Administração por parte da empresa”.

É necessário que a exigência do fornecimento da Carta de Responsabilidade da Administração esteja nos contratos de novos clientes e renovação de contratos antigos, conforme relata a mesma Resolução 987/03 no Art.2º § 4º: “A exigência em contrato para entrega da Carta de Responsabilidade da Administração será obrigatória somente nos contratos de novos clientes, ou quando da renovação dos contratos antigos”.

Qual o conteúdo da Carta de Responsabilidade da Administração?

Após entender o que é Carta de Responsabilidade da Administração, é necessário conhecer o seu conteúdo. Afinal, como ela é feita? Bom, a carta é adaptada para cada tipo de empresa, pois não há um modelo unificado. Isso por haver empresas de vários tipos de complexidade. Os dados necessários em qualquer modelo de carta de responsabilidade são os relacionados abaixo:

• Os dados do profissional da contabilidade, responsável pela elaboração dos relatórios contábeis e as demonstrações financeiras;
• A razão social e o CNPJ da empresa;
• O período base que abrange a Carta de Responsabilidade da Administração;
• As cláusulas que asseguram que todas as informações e documentação são fidedignas, ou seja, esta clausula é onde o cliente afirma que todas as informações escrituradas pelo profissional da contabilidade são verdadeiras;
• As cláusulas que asseguram que os controles internos e todos os registros feitos pelo profissional da contabilidade são com base nas documentações suportes fornecidos pelos sócios da empresa;
• As cláusulas que afirmam que não houve fraudes envolvendo a administração ou empregados de cargos de confiança e responsabilidade ou fraudes de terceiros nas demonstrações contábeis;
• As cláusulas que afirmam não haver violação ou possíveis violações de leis, normas ou regulamentos nas demonstrações contábeis;
• Assinatura e dados do sócio responsável da empresa.

Esse documento tira a responsabilidade dos contadores?

Não tira. As responsabilidades dos profissionais de contabilidade seguem as mesmas. A Carta de Responsabilidade da Administração é apenas uma forma dos contadores não se responsabilizarem pelas possíveis manipulações de documentos, fraudes e sonegações de impostos. Os contadores são responsáveis pela falha na escrituração de documentos. Mas, por outro lado, não podem se responsabilizar por documentos e informações falsas a eles fornecidos.

Assim, essa é a forma para os contadores se protegerem de documentos forjados e de informações falsas fornecidas pelos clientes. Diante disso, e também visando uma contabilidade feita da forma correta, é essencial que os empresários e empreendedores entendam a importância da entrega da Carta de Responsabilidade da Administração. E que este documento não isenta os contadores em nenhum momento de suas responsabilidades perante às suas obrigações e deveres.

Além disso, o documento é muito importante para que suas demonstrações contábeis transmitam transparência, confiabilidade e segurança.

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