A certidão negativa de débitos é um documento essencial no universo fiscal e financeiro, desempenhando um papel crucial para empresas e indivíduos que buscam comprovar a inexistência de pendências e subsídios junto a órgãos governamentais e instituições credoras. 

Em sua essência, essa certidão atesta que a entidade ou pessoa em questão se encontra no dia com suas obrigações tributárias e financeiras, constituindo-se como um instrumento de valor

Neste artigo, entenderemos o que são as certidões negativas e positivas de débitos, quais são os tipos; como elas podem impactar o cotidiano operacional das empresas e onde conseguir as certidões negativas de débitos. Continue lendo!

O que é certidão negativa de débito?

A certidão negativa de débitos, ou CND, é um documento emitido por órgãos públicos para pessoas de caráter físico ou jurídico, indicando não haver pendências financeiras em relação a tributos e nenhuma falta de entrega das conformidades legais exigidas pelo fisco.

Ou seja, a emissão de certidão negativa é um documento que demonstra a ausência de situações que prejudiquem a pessoa jurídica por meio da apresentação de informações dos poderes públicos, nos âmbitos tributário, fiscal e trabalhista, dentre outros.

Apesar de alguns órgãos só emitirem certidões negativas de débito com a receita por meio de atendimento presencial, atualmente a maioria das emissões ocorre pela internet, cada uma em seu endereço e em uma plataforma específica.

Algumas certidões são emitidas gratuitamente e outras podem gerar cobrança no momento da emissão. Fique atento!

Documentos necessários

Para expedir a certidão negativa de pessoa física ou jurídica, o solicitante deve estar com o CPF ou CNPJ em mãos, além da inscrição estadual/distrital ou a inscrição municipal.

Porém, outros documentos e informações podem ser solicitados, dependendo da entidade escolhida e da plataforma utilizada por cada órgão público. 

A certidão positiva de débitos, por outro lado, apresenta outra situação para a empresa, em alguns casos, inesperadamente. Confira como proceder.

Qual a diferença entre certidão negativa e positiva de débitos?

Diferentemente da certidão negativa de débitos, a certidão positiva (CPD) informa a existência de dívidas (inclusive dívida MEI) 

Podemos entendê-la como um alerta, ou um informativo para que a empresa se adeque às normas tributárias.

Isso acontece quando a gestão não conhece de fato todos os tributos que precisa pagar, ou quando há uma negligência por esquecimento, por exemplo.

Estamos falando de um documento que demonstra a possível existência de débitos não negociados ou não parcelados naquela entidade pública.

O processo acontece da seguinte forma: 

• ao tentar emitir uma certidão negativa de débito, é automaticamente feita uma consulta em esferas administrativas e também em dívida ativa, rastreando e mapeando todas as pendências ligadas àquele número de CNPJ;
• Se não houver inconformidades, o documento é emitido;
• Caso contrário, é preciso solicitar relatórios da situação fiscal para resolver as pendências encontradas.

Ao acessar as plataformas governamentais e ter em mãos as pendências resolvidas, ou desbloqueadas, a emissão da certidão negativa de débitos pode ser efetuada.

Assim, chega-se até o momento de criar estratégias de regularização e apresentar tais opções aos gestores, para evitar que o CNPJ da empresa enfrente novamente uma pendência na hora de solicitar uma nova certidão negativa de débitos.

De toda forma, entender qual a origem da pendência que gerou a dívida com a União é importante para a empresa conseguir se regularizar e sempre se manter ciente das questões tributárias devidas.

Em relação às cobranças da CPD (certidão positiva de débito), elas podem estar em âmbito administrativo (etapa de cobrança amigável) ou inscritas em dívida ativa (quando não há regularização na fase administrativa).

Quando usar a CND?

A emissão da certidão negativa de débitos federais será necessária sempre que a empresa precisar comprovar que não tem pendências tributárias federais, estaduais/distrital ou municipais e que não possui dívidas ativas.

É o caso, por exemplo, da licitação pública, regida pela Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, na qual uma pessoa física ou jurídica pode ofertar um serviço à administração pública por meio de licitações que cabem ao orçamento e à proposta pública.

É necessário que tal entidade ou indivíduo não tenha nenhuma dívida ativa com o poder Federal, neste caso, que tenha gerado uma certidão negativa de débitos trabalhistas.

Não podemos esquecer de dizer que tais medidas contribuem para o combate à corrupção e a ilegalidade de algumas entidades, prevenindo o risco legal e até mesmo o risco de imagem.

Normalmente, os órgãos mais procurados para a emissão desse tipo de documento são a Receita Federal, as secretarias da fazenda, a Polícia Federal, as prefeituras, os tribunais do trabalho e eleitorais.

Situações que podem causar CND

A concessão da Certidão Negativa de Débitos (CND) está intrinsecamente ligada à regularidade fiscal e financeira do solicitante perante diferentes órgãos e entidades. Diversas situações podem levar à emissão dessa certidão, destacando-se:

Regularidade tributária 

A CND é comumente comum em processos licitatórios, contratações públicas e diversas transações comerciais. 

Empresas e fornecedores precisam apresentar uma certidão para comprovar que estão em dia com suas obrigações tributárias perante a Receita Federal, estadual e municipal.

Cumprimento de obrigações trabalhistas

No âmbito das relações de trabalho, a regularidade em relação às obrigações trabalhistas, como o pagamento de proteção, encargos sociais e FGTS, é um requisito para a obtenção da CND. 

As empresas que desejam participar de processos licitatórios ou contratações públicas também precisam apresentar essa certidão.

Regularidade previdenciária

A CND também atesta a regularidade do solicitante perante a Previdência Social, garantindo que estão em dia com as contribuições previdenciárias devidas. 

Isso é crucial para empresas que precisam demonstrar sua conformidade com as normas previdenciárias.

Você ainda possui alguma dúvida sobre o que é certidão negativa de débitos? para que serve e como consultar?

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